Leverantör

Kontaktperson till en leverantör är du om det företag som du arbetar för levererar tjänster och varor till Lif.

Dina personuppgifter samlas in från dig själv, din uppdragsgivare eller arbetsgivare eller från andra externa personer som lämnar dina uppgifter till oss. I vissa fall kan Lif samla in personuppgifter om dig som finns allmänt tillgänglig, t.ex. på webbsidor och sociala medier.

NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER?

Upphandling av leverantör

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer i samband med upphandling av en ny leverantör, t.ex. för att samla in kontaktuppgifter till kontaktpersoner för leverantören inför en förfrågan eller en upphandling, för att hämta in underlag och för att genomföra upphandlingen.

Uppgifter

• Kommunikation, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden
• Kompetensuppgifter
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Namn
• Personnummer (om enskild firma)
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att genomföra upphandling av leverantörer.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under upphandlingen och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera kravet.

Hantera leverantörsförhållandet

För att hantera leverantörsförhållandet, t.ex. registrera kontaktuppgifter i Lifs leverantörsregister, administrera leverantörsfakturor och för att hantera och arkivera leverantörsavtal behandlar Lif personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer.

Uppgifter

• Kommunikation
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Namn
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållanden.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under upphandlingen och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera kravet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Hantera beställning av varor och tjänster från leverantör

För att hantera en beställning av en vara eller en tjänst från leverantörer behandlar Lif personuppgifter om kontaktpersoner till leverantören, t.ex. för att hantera beställningsbekräftelser och reklamationer.

Uppgifter

• Kommunikation
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Namn
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållanden.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under upphandlingen och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera kravet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten

Vi behandlar dina personuppgifter som kontaktperson för leverantör för att kommunicera med dig, andra medarbetare och externa personer i tjänsten.

Kategorier av personuppgifter

• Kommunikation, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden
• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under en period om tio (10) år räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav.

Utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden

Lif behandlar, i den mån det är nödvändigt, personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer för att utvärdera och följa upp LIFs leverantörsförhållanden.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Organisatorisk information

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållanden.

Bevarandetid

Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik bevaras tillsvidare eller till dess att de raderas.

Utrednings- och säkerhetsskäl

Vi behandlar dina uppgifter av utrednings- och säkerhetskäl, t.ex. för att registrera in- och ut-passering och för att utfärda passerbricka.

Kategorier av personuppgifter

• Identitetsuppgifter
• Logginformation

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att behandla personuppgifter av utrednings- och säkerhetskäl.

Bevarandetid

För att utfärda passerbricka bevaras dina personuppgifter under den tid som du är kontaktperson för leverantören och för en tid om en (1) månader därefter av tekniska skäl.

Personuppgifter i passageloggar bevaras under en tid om två (2) veckor månader räknat från tidpunkten för registreringen eller för den längre tid därefter som är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav.

Hantera och bemöta rättsliga krav

I syfte att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess, mot en leverantör eller annan behandlar Lif personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer

Uppgifter

• Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter som gäller för Lif, t.ex. bokförings- och redovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för Lif.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig för att Lif ska kunna uppfylla de rättsliga förpliktelser som gäller för Lif.

Hantera och skydda system och tjänster

För att hantera och skydda Lifs IT-system och IT-tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, behandlar Lif om det är nödvändigt personuppgifter om kontaktpersoner till leverantörer.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda Lifs berättigade intresse av att hantera och skydda sina IT-system och -tjänster.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen ovan av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

Utveckla system och tjänster

För att utveckla Lifs system och tjänster behandlar LIF personuppgifter, i förekommande fall och endast om det är nödvändigt, i testmiljöer.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att utveckla systemen och tjänsterna som används för att tillhandahålla Röda webben-tjänsterna.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att genomföra avidentifiering av uppgifter, testa funktionalitet eller genomföra verifiering av rättningar.

MOTTAGARE SOM PERSONUPPGIFTER DELAS MED

När det är nödvändigt delar Lif på uppdrag av berörda läkemedelsföretag dina personuppgifter med olika mottagare.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar Lif personuppgifter med tjänsteleverantörer som Lif har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till Lif (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla personuppgifter för dessa syften och inte för några egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifter i samma utsträckning som Lif.

Externa personer

Vid kommunikation med externa personer delar Lif de personuppgifter som du själv eller annan lämnar till de externa personerna.

Kategorier av personuppgifter

• Kommunikation, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden
• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Organisatoriska uppgifter

Laglig grund för överföringen

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Övriga mottagare

I vissa fall kan Lif, om det är nödvändigt, dela personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare av företaget.

 

Mottagare: Myndigheter

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Externa rådgivare

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser alternativt tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Domstol, motparter etc.

Syfte: För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Rättsvårdande myndigheter, t.ex. Polisen

Syfte: Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Potentiella köpare och säljare

Syfte: Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.