FASS

Lif tillhandahåller läkemedelsinformationstjänsten Fass på uppdrag av anslutna företag. I samband med det behandlar Lif personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde till företagen. I vissa avseenden behandlar även Lif personuppgifter som personuppgiftsansvarig kopplat till Fass. Detta anges nedan i förhållande till respektive ändamål för vilket Lif behandlar personuppgifter. Vilka läkemedelsföretag som är anslutna till Fass framgår på denna sida.

Dina personuppgifter samlas in från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, andra externa personer (t.ex. i samband med kommunikation) eller, vid beställning av läkemedelsinformation i punktskrift, från berört läkemedelsföretag eller apotek.

NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER?

Hantera tjänst för läkemedelsinformation (Fass)

Fass-företagsanvändare

Lif behandlar på uppdrag av berörda läkemedelsföretag personuppgifter om Fass-företagsanvändare i samband med tillhandahållande av Fass-tjänsten, t.ex. för att hantera användarkonton, hantera produktflyttar och för att göra informationsutskick om tjänsten.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Användarnamn

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras som utgångspunkt till dess att användarkontot inaktiveras. Användarnamn och namn bevaras dock tillsvidare för att tillgodose berörda läkemedelsföretags och Lifs berättigade intresse av att säkerställa spårbarhet.

Kontaktperson på anslutet företag

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner på anslutna företag i samband med tillhandahållande av Fass, t.ex. för att göra informationsutskick om tjänsten.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att företaget meddelar annat eller att tjänsteavtalet upphör.

Användare

Lif behandlar användares personuppgifter i samband med att användare lämnar personuppgifter till Lif vid tillhandahållandet av Fass för att leverera efterfrågad tjänst, t.ex. för att kontrollera lagerstatus på ett apotek i närheten.

Uppgifter

• Kontaktuppgifter, t.ex. adress (om användaren lämnar uppgiften)
• Platsinformation (endast om användaren godkänner det i sin enhet)

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras endast för den tid som krävs för att leverera efterfrågad tjänst.

Hantera Fass-tjänsterna

Användare

Lif behandlar personuppgifter om användare av Fass API och lagerstatustjänsten, t.ex. för att hantera användarkonton och göra informationsutskick om tjänsten.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att användarkontot raderas.

Hantera förfrågningar

Avsändare

Lif behandlar på uppdrag av berörda läkemedelsföretag avsändares personuppgifter för att hantera förfrågningar som rör Fass-tjänsterna.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter, t.ex. titel
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress och telefonnummer
• Förfrågan

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera förfrågningar som rör Fass-tjänsterna.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras normalt under en period om 12 månader räknat från tidpunkten för förfrågan för detta syfte eller den längre tid som är nödvändig för att hantera förfrågan.

Hantera incidenter

Berörda personer

Vid en eventuell incident kopplat till användningen av Fass behandlar Lif personuppgifter om berörda personer för att hantera incidenten, t.ex. för att identifiera om händelsen utgör en incident och i sådant fall för att utreda incidenten och vidta lämpliga åtgärder till följd av incidenten. När det är nödvändigt delar även Lif uppgifter med Läkemedelsverket för att uppfylla rapporteringskrav, se nedan.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. adress och e-postadress
• Incidentuppgifter
• Kommunikation

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera incidenter kopplat till användningen av Fass.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera incidenten i sig, uppfylla eventuellt rapporteringskrav till Läkemedelsverket och för en tid om 12 månader därefter för att sammanställa rapport på en övergripande nivå.

Hantera beställning av punktskrift

Mottagare

I samband med en beställning av en punktskrift av läkemedelsinformation via berört läkemedelsföretag eller apotek behandlar Lif personuppgifter om mottagaren för att kunna hantera och leverera beställningen. För att hantera beställningen delar vi personuppgifter med en leverantör av punktskriftbeställningar, se nedan.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. adress

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags berättigade intresse av att tillhandahålla läkemedelsinformation i punktskrift.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera beställningen och till dess att beställningen levererats.

Genomföra enkätundersökningar

Fass-företagsanvändare

För att genomföra enkätundersökningar om Fass behandlar Lif personuppgifter på uppdrag av berörda läkemedelsföretag om Fass-företagsanvändare.

Användare

För att uppfylla krav på eftermarknadskontroll behandlar Lif personuppgifter om användare av Fass i syfte att genomföra enkätundersökningar.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress.
• Organisatorisk information*, t.ex. verksamhet som användaren tillhör

* Behandlas endast i förhållande till användare.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att genomföra enkätundersökningar om Fass-tjänsterna. Vidare är behandlingen nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att uppfylla krav på eftermarknadskontroll.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som undersökningen genomförs och normalt för en period om tre (3) månader för att sammanställa rapporter. I den utsträckning enkätundersökningen genomförs för att uppfylla krav på eftermarknadskontroll bevaras personuppgifterna till dess att rapport tagits fram för detta syfte. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Följa upp och utvärdera användningen av Fass

Användare

För att följa upp och utvärdera användningen av Fass behandlar Lif på uppdrag av berörda läkemedelsföretag personuppgifter om användare av Fass.se och övriga kanaler som Fass tillgängliggörs genom (t.ex. Fass appar) i samband med insamling av besöks- och användningsstatistik.

För samma syfte behandla Lif uppgifter om användare för att uppfylla krav på eftermarknadskontroll.

För behandlingen av dina personuppgifter för detta syfte har Lif och berörda läkemedelsföretag ett delat personuppgiftsansvar (dvs. var för sig).

Uppgifter

• Klient-ID.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att följa upp och utvärdera användningen av Fass-tjänsterna. Vidare är behandlingen nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att uppfylla krav på eftermarknadskontroll.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras endast under sådan tid som är nödvändig för att avidentifiera dem. I den utsträckning behandlingen genomförs för att uppfylla krav på eftermarknadskontroll bevaras personuppgifterna till dess att rapport tagits fram för detta syfte. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik bevaras tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera anslutna företag till Fass och Fass-tjänsterna

Kontaktperson på anslutet företag

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner på anslutna företag för att hantera förhållandet till de anslutna företagen, till exempel hantera avtal, administrera avgifter och kommunicera med kontaktpersonerna i samma syfte. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av kontaktpersonernas personuppgifter för detta syfte.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera förhållandet till företagen.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras till dess att anslutet företag anmäler ny kontaktperson och för en tid om tio (10) år räknat från tidpunkten då ny kontaktperson anmälts eller företaget upphört att vara ett anslutet företag (beroende på vilken tidpunkt som inträffar först) för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta eventuella rättsliga krav. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Hantera anmälan av användare av Fass-tjänsterna

Anmälare

Vid anmälan av en API eller lagerstatusanvändare behandlar Lif anmälarens personuppgifter i syfte att hantera anmälan och bekräfta att endast behöriga personer får tillgång till systemet. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av anmälarens personuppgifter.

Uppgifter

• Namn
• Organisatorisk information, t.ex. titel

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera anmälan och säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till systemet.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som anmälan hanteras och därefter för samma period som användarkontot finns för att tillgodose vårt berättigade intresse av att säkerställa spårbarhet.

Hantera avtalsförhållande med författare

Författare

För att hantera avtalsförhållanden med författare som bidrar med portaltexter på Fass.se behandlar Lif personuppgifter om författaren, t.ex. för att hantera avtalet, registrera kontaktuppgifter och betala ut arvode. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av författarnas personuppgifter.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter, t.ex. titel
• Arbetsplats

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera avtalsförhållandet med författaren.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under avtalsförhållandet och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta eventuella rättsliga krav. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Kommunikation om författare

Författare

Lif behandlar personuppgifter om författare som bidragit med portaltexter på Fass.se. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av författarnas personuppgifter.

 

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter, t.ex. titel
• Arbetsplats

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att ange upphovsman till portaltexterna på Fass.se

Bevarandetid

Publicerade personuppgifter bevaras, som utgångspunkt, tillsvidare eller till dess att en ny portaltext med annan upphovsman publiceras.

Hantera och skydda system och tjänster

För att hantera och skydda de system och tjänster som används för att tillhandahålla Fass-tjänsterna behandlar Lif personuppgifter om de kategorier av individer vars personuppgifter behandlas i samband med tillhandahållande av tjänsterna, se ovan. För behandlingen av dina personuppgifter för detta syfte har Lif och berörda läkemedelsföretag ett delat personuppgiftsansvar.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera och skydda systemen och tjänsterna som används för att tillhandahålla Fass-tjänsterna.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

Utveckla system och tjänster

För att utveckla de system och tjänster som används för att tillhandahålla Fass-tjänsterna och för att hantera förbättringsförslag och synpunkter på Fass-tjänsterna för samma syfte behandlar Lif personuppgifter om de kategorier av individer vars personuppgifter behandlas i samband med tillhandahållande av tjänsterna, se ovan. För behandlingen av dina personuppgifter för detta syfte har Lif och berörda läkemedelsföretag ett delat personuppgiftsansvar (dvs. var för sig).

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att utveckla systemen och tjänsterna som används för att tillhandahålla Fass-tjänsterna och för att hantera förbättringsförslag och synpunkter på Fass-tjänsterna för samma syfte.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera förbättringsförslag, genomföra avidentifiering av uppgifter, testa funktionalitet eller genomföra verifiering av rättningar.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Lif behandlar personuppgifter, när det är nödvändigt, för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav, skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen eller för att uppfylla krav enligt regelverket för nationella medicinska informationssystem (NMI).

Uppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att vi ska uppfylla respektive rättslig skyldighet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Hantera och bemöta rättsliga krav

För att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess, behandlar Lif, när det är nödvändigt, personuppgifter om berörda personer.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser..

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

MOTTAGARE SOM PERSONUPPGIFTER DELAS MED

När det är nödvändigt delar Lif på uppdrag av berörda läkemedelsföretag dina personuppgifter med olika mottagare.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar Lif personuppgifter med tjänsteleverantörer som Lif har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller olika tjänster till Lif, t.ex. IT-tjänster (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen), kommunikations- och tryckeritjänster. Tjänsteleverantörerna får endast behandla personuppgifter för dessa syften och inte för några egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifter i samma utsträckning som Lif.

Läkemedelsverket

Om det är nödvändigt för att uppfylla rapporteringskrav för inträffade incidenter till Läkemedelsverket eller för att i övrigt uppfylla krav enligt regelverket för nationella medicinska informationssystem (NMI) delar Lif personuppgifter med Läkemedelsverket för detta syfte. Läkemedelsverket ansvarar för sin egen efterföljande hantering av uppgifterna.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. adress och e-postadress
• Incidentuppgifter

Laglig grund för överföringen

• Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att uppfylla rapporteringskrav till Läkemedelsverket.

Leverantör av punktskriftbeställningar

Vid beställning av läkemedelsinformation i punktskrift delas personuppgifter med leverantören av punktskriftbeställningar för att hantera beställningen. Leverantören får endast behandla personuppgifter för att hantera beställningen och inte för några egna syften.

Leverantör av bilder på läkemedel och medicintekniska produkter

Vid beställning av bilder på läkemedel och medicintekniska produkter delas personuppgifter med leverantören för att hantera beställningen. Leverantören är ansvarig för sin egen hantering av personuppgifter vid beställningen.

Kategorier av personuppgifter

• Namn
• E-postadress

Laglig grund för överföringen

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera din beställning av bilder på läkemedel och medicintekniska produkter.

Övriga mottagare

I vissa fall kan Lif, om det är nödvändigt, dela personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare.

Mottagare: Myndigheter

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Externa rådgivare

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser alternativt tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Domstol, motparter etc.

Syfte: För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Rättsvårdande myndigheter, t.ex. Polisen

Syfte: Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Potentiella köpare och säljare

Syfte: Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.